Πώς να δημιουργήσετε ροές εργασίας στο systeme.io

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε τα πάντα για τις ροές εργασίας και πώς να τις δημιουργήσετε στο systeme.io.

Δημιουργία νέας ροής εργασίας

Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο systeme.io, κάντε κλικ στην καρτέλα Αυτοματισμοί στη γραμμή μενού και επιλέξτε Ροές εργασίας (1).

Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία (2).

Επιλέξτε ένα όνομα για τη ροή εργασίας σας και κάντε κλικ στο Αποθήκευση (3).

Τώρα που έχει δημιουργηθεί μια νέα ροή εργασίας, πρέπει να ορίσετε ενεργοποιητές και να αναθέσετε ενέργειες.

1. Προσθήκη ενεργοποιητή

Ένας ενεργοποιητής είναι ένα συμβάν που εκκινεί τη ροή εργασίας. Για παράδειγμα, όταν ένας χρήστης αγοράζει ένα προϊόν ή εγγράφεται στο ενημερωτικό σας δελτίο.

Για να δημιουργήσετε έναν ενεργοποιητή:

Κάντε κλικ στο Δημιουργία του πρώτου σας ενεργοποιητή (4).

Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο για να επιλέξουμε τον ενεργοποιητή.

Μπορείτε να επιλέξετε από τους παρακάτω τύπους ενεργοποιητών:

• Συνάντηση προγραμματίστηκε: Όταν μια επαφή προγραμματίζει μια συνάντηση.
• Ετικέτα προστέθηκε / Ετικέτα αφαιρέθηκε: Όταν μια ετικέτα προστίθεται ή αφαιρείται από μια επαφή αφού ενεργοποιηθεί η ροή εργασίας (οι ετικέτες που προστέθηκαν/αφαιρέθηκαν πριν την ενεργοποίηση δεν λαμβάνονται υπόψη).
• Εγγραφή φόρμας funnel: Όταν μια επαφή εγγράφεται μέσω φόρμας funnel.
• Εγγραφή φόρμας σελίδας ιστολογίου: Όταν μια επαφή εγγράφεται μέσω φόρμας σε σελίδα ιστολογίου.
• Καμπάνια ολοκληρώθηκε: Όταν μια επαφή ολοκληρώνει μια καμπάνια.
• Εγγραφή σε webinar: Όταν μια επαφή εγγράφεται σε ένα webinar.
• Εγγραφή σε μάθημα: Όταν μια επαφή εγγράφεται σε ένα μάθημα.
• Μάθημα ολοκληρώθηκε: Όταν ένας σπουδαστής ολοκληρώνει ένα μάθημα.
• Ενότητα ολοκληρώθηκε: Όταν ένας σπουδαστής ολοκληρώνει μια ενότητα.
• Διάλεξη ολοκληρώθηκε: Όταν ένας σπουδαστής ολοκληρώνει μια διάλεξη.
• Εγγραφή σε πακέτο μαθημάτων: Όταν μια επαφή εγγράφεται σε ένα πακέτο μαθημάτων.
• Νέα πώληση: Όταν ένας πελάτης αγοράζει μια προσφορά.
• Πώληση ακυρώθηκε: Όταν ακυρωθεί μια συνδρομή ή επιστραφεί μια εφάπαξ πληρωμή.
• Email ανοίχτηκε: Όταν μια επαφή ανοίγει ένα email.
• Σύνδεσμος email κλικαρίστηκε: Όταν μια επαφή κάνει κλικ σε σύνδεσμο μέσα σε email.
• Σελίδα επισκέφτηκε: Όταν μια επαφή επισκέπτεται μια συγκεκριμένη σελίδα.
• Εγγραφή σε κοινότητα: Όταν μια επαφή εντάσσεται σε μια κοινότητα.
• Αποτυχία πληρωμής συνδρομής: Όταν αποτύχει μια πληρωμή συνδρομής.
• Εγγραφή φόρμας καταστήματος δημιουργού: Όταν μια επαφή εγγράφεται μέσω της ενότητας «Συλλογή email» στο ψηφιακό κατάστημα.

Σημειώσεις:

• Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει έναν ενεργοποιητή για τη ροή εργασίας σας πριν προσθέσετε οποιαδήποτε βήματα. Αν και είναι τεχνικά εφικτό να προσθέσετε βήματα χωρίς ενεργοποιητή, η ροή εργασίας δεν θα εκτελεστεί εκτός αν οριστεί ένας ενεργοποιητής.
• Μπορείτε να ορίσετε πολλαπλούς ενεργοποιητές ώστε να ενεργοποιούνται ταυτόχρονα.
• Οι ενέργειες θα εκτελούνται μόνο εάν ο ενεργοποιητής συμβεί μετά την ενεργοποίηση της ροής εργασίας.
• Για τον ενεργοποιητή Σύνδεσμος email κλικαρίστηκε, το σύστημα εφαρμόζει περίοδο αναμονής 1 λεπτού μετά το πρώτο καταγεγραμμένο κλικ. Αυτό αποτρέπει την πολλαπλή εκτέλεση του ενεργοποιητή λόγω τυχαίων διπλών κλικ ή αυτοματοποιημένων ελέγχων ασφαλείας παρασκηνίου από παρόχους email (όπως το Gmail).

2. Προσθήκη βήματος ροής εργασίας

Αφού ρυθμίσετε έναν ενεργοποιητή, κάντε κλικ στο «+» για να προσθέσετε το επόμενο βήμα. Μπορείτε να επιλέξετε από:

• Ενέργεια: Μια λειτουργία που εκτελείται στο systeme.io, μπορείτε να εκτελέσετε τις παρακάτω ενέργειες:
  • Προσθήκη ετικέτας
  • Αφαίρεση ετικέτας
  • Εγγραφή σε μάθημα
  • Ανάκληση πρόσβασης σε μάθημα
  • Εγγραφή σε καμπάνια
  • Διαγραφή από καμπάνια
  • Αποστολή webhook
  • Αποστολή email
  • Αποστολή email σε συγκεκριμένη διεύθυνση
  • Αποστολή SMS
  • Παροχή πρόσβασης σε κοινότητα
  • Ανάκληση πρόσβασης σε κοινότητα
  • Εγγραφή σε πακέτο μαθημάτων
  • Ανάκληση πρόσβασης σε πακέτο μαθημάτων
  • Προσθήκη νέας γραμμής σε Google Sheet
  • Προσθήκη σε στάδιο pipeline
• Απόφαση: Διακλάδωση της ροής εργασίας ανάλογα με τα χαρακτηριστικά της επαφής (χρησιμοποιώντας φίλτρα).
• Καθυστέρηση: Εισαγωγή περιόδου αναμονής πριν προχωρήσετε στο επόμενο βήμα.

Σημείωση: Εάν επιλέξετε τον τύπο καθυστέρησης Ακριβής ημερομηνία, θα εμφανιστεί επιλογέας ζώνης ώρας δίπλα στο πεδίο ημερομηνίας. Η προεπιλεγμένη ζώνη ώρας του λογαριασμού σας είναι προεπιλεγμένη, αλλά μπορείτε να την αλλάξετε σε οποιαδήποτε ζώνη ώρας χρειάζεστε.

Ας δημιουργήσουμε ένα δείγμα ροής εργασίας για να δείξουμε πώς να χρησιμοποιήσετε αυτά τα στοιχεία.

Πλαίσιο ροής εργασίας:

• Πουλάτε δύο προσφορές.
• Έχετε δύο καμπάνιες: Καμπάνια 1 προωθεί την Προσφορά #1 και η Καμπάνια 2 προωθεί την Προσφορά #2.
• Ένας κανόνας αυτοματισμού αναθέτει την ετικέτα Πελάτης 1 σε κάθε αγοραστή της Προσφοράς #1.

Σειρά ροής εργασίας:

α. Όταν ένας δυνητικός πελάτης εγγράφεται μέσω της σελίδας εγγραφής, εγγράψτε τον στην Καμπάνια 1 για να προωθήσετε την Προσφορά #1.

β. Εάν αγοράσουν την Προσφορά #1:

• Διαγράψτε τους από την Καμπάνια 1.
• Εγγράψτε τους στην Καμπάνια 2 για να προωθήσετε την Προσφορά #2.

Βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε:

1. Δημιουργία ενεργοποιητή: Επιλέξτε Εγγραφή φόρμας funnel και επιλέξτε τη σελίδα εγγραφής. Κάντε κλικ στο Δημιουργία.

2. Προσθήκη ενέργειας: Επιλέξτε Εγγραφή σε καμπάνια και επιλέξτε Καμπάνια 1.

3. Προσθήκη καθυστέρησης 7 ημερών ώστε η επαφή να έχει χρόνο να λάβει email από

   την Καμπάνια 1.

Σημείωση: Η επεξεργασία της διάρκειας οποιουδήποτε βήματος καθυστέρησης θα επηρεάσει μόνο νέες επαφές που εισέρχονται σε αυτό το βήμα. Οι επαφές που βρίσκονται ήδη σε αναμονή σε αυτό το βήμα δεν θα επηρεαστούν.

Για αυτό το σενάριο, εάν αργότερα αλλάξετε την καθυστέρηση από 7 ημέρες σε 14 ημέρες, οι επαφές που βρίσκονται ήδη σε αναμονή θα ολοκληρώσουν την αρχική τους καθυστέρηση των 7 ημερών. Το νέο χρονικό διάστημα των 14 ημερών θα ισχύει μόνο για νέες επαφές που εισέρχονται στη ροή εργασίας.

4. Προσθήκη απόφασης: Χρησιμοποιήστε το φίλτρο Ετικέτα → Η επαφή έχει ετικέτα → επιλέξτε 

   Πελάτης 1.

Μπορείτε πάντα να προσθέσετε μια άλλη ομάδα συνθηκών.

5. Μετά την απόφαση, υπάρχουν δύο πιθανές διαδρομές:

• Όχι: Η επαφή δεν έχει την ετικέτα Πελάτης 1 (δεν έχει αγοράσει ακόμη)
• Ναι: Η επαφή έχει την ετικέτα (έχει αγοράσει)

Εάν ναι, προσθέστε δύο ακόμη ενέργειες:

• Διαγραφή από Καμπάνια 1
• Εγγραφή σε Καμπάνια 2

Μόλις διαμορφωθεί η ροή εργασίας, πρέπει να την ενεργοποιήσετε.

Ενεργοποίηση της ροής εργασίας

Για να ενεργοποιήσετε τη ροή εργασίας, μεταβείτε στη λίστα ροών εργασίας και τοποθετήστε τον κursor πάνω από τις τρεις τελείες (...) δίπλα στη ροή εργασίας και κάντε κλικ στο Ενεργοποίηση.

Στο αναδυόμενο παράθυρο που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο Επιβεβαίωση.

Απενεργοποίηση της ροής εργασίας

Για να απενεργοποιήσετε μια ροή εργασίας, μεταβείτε στη λίστα ροών εργασίας και τοποθετήστε τον κursor πάνω από τις τρεις τελείες (...) δίπλα στη ροή εργασίας και κάντε κλικ στο Απενεργοποίηση.

Θα σας δοθούν δύο επιλογές:

1. Απενεργοποίηση ροής εργασίας: Σταματά την είσοδο νέων επαφών, αλλά οι υπάρχουσες προγραμματισμένες εργασίες θα συνεχιστούν.
2. Απενεργοποίηση ροής εργασίας και ακύρωση σχετικών προγραμματισμένων εργασιών: Αποτρέπει την εκτέλεση οποιωνδήποτε περαιτέρω προγραμματισμένων ενεργειών.

Επιλέξτε την επιλογή που ταιριάζει στις ανάγκες σας και κάντε κλικ στο Επιβεβαίωση για να ολοκληρώσετε.

Κοινή χρήση της ροής εργασίας

Μπορείτε εύκολα να μοιραστείτε τις ροές εργασίας σας με άλλους λογαριασμούς systeme.io χρησιμοποιώντας έναν απλό δεσμό κοινής χρήσης. Όταν μοιράζεστε μια ροή εργασίας, όλα τα στοιχεία που συνδέονται άμεσα με αυτήν, όπως ετικέτες, μαθήματα, funnels, webinar funnels (συμπεριλαμβανομένων των email ειδοποίησης webinar) κ.λπ., κοινοποιούνται, διασφαλίζοντας ότι λειτουργεί τέλεια στον λογαριασμό του παραλήπτη χωρίς να χρειαστεί να αναδημιουργήσει τίποτα από την αρχή.

Από τη λίστα ροών εργασίας σας, κάντε κλικ στις τρεις τελείες (...) δίπλα στη ροή εργασίας που θέλετε να μοιραστείτε και κάντε κλικ στο Κοινή χρήση (1).

Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο με έναν δεσμό κοινής χρήσης. Κάντε κλικ στο Αντιγραφή συνδέσμου στο πρόχειρο (2).

Όταν ο παραλήπτης λάβει και κάνει κλικ στον σύνδεσμο:

• Η ροή εργασίας θα αρχίσει να εισάγεται στον λογαριασμό του και θα λάβει ειδοποίηση στον πίνακα ελέγχου του που δείχνει την πρόοδο της κοινής χρήσης (μπορεί να ακυρώσει την εισαγωγή κάνοντας κλικ στο X στην ειδοποίηση).

• Μόλις ολοκληρωθεί η κοινή χρήση, θα εμφανιστεί μια τελική ειδοποίηση "Η ροή εργασίας εισήχθη επιτυχώς".

• Η εισαχθείσα ροή εργασίας είναι στη συνέχεια προσβάσιμη απευθείας από τη σελίδα Ροές εργασίας τους.

Σημαντικό: Οι περισσότεροι ενεργοποιητές, ενέργειες και συνθήκες ροής εργασίας είναι πλήρως κοινοποιήσιμοι. Ωστόσο, επειδή ορισμένα στοιχεία βασίζονται σε εξαιρετικά συγκεκριμένες εξωτερικές συνδέσεις ή επερχόμενες αλλαγές πλατφόρμας, τα παρακάτω στοιχεία δεν συμπεριλαμβάνονται κατά την κοινή χρήση μιας ροής εργασίας:

• Ενεργοποιητές: «Εγγραφή φόρμας σελίδας ιστολογίου» και «Εγγραφή φόρμας καταστήματος δημιουργού».
• Ενέργειες: «Προσθήκη νέας γραμμής σε Google Sheet» και «Αποστολή webhook».

Πρόσθετες πληροφορίες:

Το ιστορικό εκτέλεσης ροής εργασίας αποθηκεύεται για μόνο ένα μήνα. Μετά από αυτή την περίοδο, αφαιρείται αυτόματα από το σύστημα για βελτιστοποίηση δεδομένων.

Εάν δεν μπορείτε να βρείτε μια παλαιά εργασία ροής εργασίας στη σελίδα μιας επαφής, σημαίνει ότι η εργασία ήταν παλαιότερη από ένα μήνα και έχει αφαιρεθεί κατά τη διαδικασία εκκαθάρισης του συστήματος.