Πώς να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία ημερολογίου κρατήσεων στο systeme.io

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τη λειτουργία ημερολογίου κρατήσεων στο systeme.io.

Με αυτή τη λειτουργία, μπορείτε να προγραμματίζετε και να διαχειρίζεστε ραντεβού απευθείας από τον λογαριασμό σας στο systeme.io, χωρίς να βασίζεστε σε εξωτερικές πλατφόρμες όπως το Calendly ή το YouCanBook.me. Απλοποιεί τη διαδικασία προγραμματισμού σας και βοηθά να διατηρείτε όλες τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες σε ένα μέρος.

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στην ενότητα Calendar από το μενού CRM στο systeme.io.

Μέσα στην ενότητα του ημερολογίου, θα βρείτε τρεις κύριες καρτέλες:

Events (Συμβάντα)
Bookings (Κρατήσεις)
Availability (Διαθεσιμότητα)

Συμβάντα:

Αυτή η καρτέλα εμφανίζει όλα τα συμβάντα που έχετε δημιουργήσει. Μπορείτε να τα δείτε και να δημιουργήσετε νέα.

Παραδείγματα συμβάντων: “Δωρεάν Συμβουλευτική” ή “Τεχνική Συνεδρία”.

Πώς να δημιουργήσετε ένα συμβάν

Για να δημιουργήσετε ένα συμβάν, κάντε κλικ στο Create new event (Δημιουργία νέου συμβάντος) στην καρτέλα Events.
Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που θα σας ζητά να επιλέξετε τον τύπο συμβάντος:

Individual event (Ατομικό συμβάν): Κάθε χρονική θυρίδα μπορεί να δεσμευτεί από ένα μόνο άτομο. Ιδανικό για 1-προς-1 coaching, συμβουλευτικές συνεδρίες και κλήσεις γνωριμίας.
Group event (Ομαδικό συμβάν): Πολλά άτομα μπορούν να κάνουν κράτηση στην ίδια χρονική θυρίδα. Ιδανικό για ζωντανά webinar, ομαδικά εργαστήρια και online μαθήματα.

Επιλέξτε την επιλογή που ταιριάζει στις ανάγκες σας και κάντε κλικ στο Confirm (Επιβεβαίωση) για να προχωρήσετε.

Αφού επιβεβαιώσετε την επιλογή σας, θα μεταφερθείτε στη σελίδα ρυθμίσεων του συμβάντος, όπου μπορείτε να διαμορφώσετε τις λεπτομέρειες:

Event name (Όνομα συμβάντος)
Host name (Όνομα οικοδεσπότη)
Event duration (Διάρκεια συμβάντος)
Host photo (Φωτογραφία οικοδεσπότη) (από προεπιλογή χρησιμοποιείται η εικόνα του προφίλ σας, αλλά μπορεί να προσαρμοστεί)

Ρυθμίσεις τοποθεσίας:

Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε τρεις τύπους τοποθεσίας:

Online meeting (Διαδικτυακή συνάντηση)
Phone (Τηλέφωνο)
In person (Δια ζώσης)

Online meeting: Επιλέξτε μια υποστηριζόμενη ενσωμάτωση (επί του παρόντος Zoom ή Google Meet) ή εισαγάγετε έναν προσαρμοσμένο σύνδεσμο συνάντησης.

Σημειώσεις:

Εάν χρησιμοποιείτε Zoom ή Google Meet, βεβαιωθείτε ότι η ενσωμάτωση έχει ρυθμιστεί εκ των προτέρων. Για οδηγίες βήμα προς βήμα, ανατρέξτε στα:

Όταν δημιουργείτε ένα ομαδικό συμβάν, θα σας ζητηθεί να ορίσετε τον μέγιστο αριθμό συμμετεχόντων. Αυτός ο αριθμός δεν πρέπει να υπερβαίνει το όριο που υποστηρίζεται από το εξωτερικό εργαλείο που θα χρησιμοποιήσετε για τη συνάντηση.

Phone: Εισαγάγετε τον αριθμό τηλεφώνου σας. Η συνάντηση θα πραγματοποιηθεί μέσω τηλεφώνου.

In person: Εισαγάγετε μια φυσική διεύθυνση και αριθμό τηλεφώνου.

Σημείωση: Μπορείτε να προσφέρετε πολλαπλές επιλογές τοποθεσίας για ένα μόνο συμβάν (π.χ. κλήση και δια ζώσης). Ο συμμετέχων μπορεί να επιλέξει τη μέθοδο που προτιμά.

Event description (Περιγραφή συμβάντος): Προσθέστε μια σύντομη περιγραφή του συμβάντος. Θα εμφανίζεται στη σελίδα κρατήσεών σας.

Google Calendar:

Add this event to Google Calendar (Προσθήκη αυτού του συμβάντος στο Google Calendar): Ενεργοποιήστε αυτήν την επιλογή για να προστίθενται αυτόματα τα προγραμματισμένα ραντεβού στο Google Calendar σας.

Select calendar (Επιλογή ημερολογίου): Επιλέξτε σε ποιο συγκεκριμένο Google Calendar θέλετε να αποθηκεύονται οι κρατήσεις. Αυτό σας επιτρέπει να οργανώνετε τα συμβάντα σας σε διαφορετικά ημερολόγια αντί να χρησιμοποιείτε μόνο το προεπιλεγμένο. Απλώς επιλέξτε το ημερολόγιο που προτιμάτε από το αναπτυσσόμενο μενού.

Σημείωση: Βεβαιωθείτε ότι η ενσωμάτωση έχει ρυθμιστεί εκ των προτέρων. Εάν είναι συνδεδεμένοι πολλοί λογαριασμοί Google, θα μπορείτε να επιλέξετε ποιο ημερολόγιο θα χρησιμοποιήσετε.

Ρύθμιση της διαθεσιμότητας των συμβάντων σας:

Σε αυτή την ενότητα, μπορείτε να διαμορφώσετε τη διαθεσιμότητα για ένα συγκεκριμένο συμβάν.

Date Range Options (Επιλογές εύρους ημερομηνιών): Οι καλεσμένοι μπορούν να κάνουν κράτηση:

Indefinitely into the future (Αόριστα στο μέλλον) (1): Αυτή η επιλογή επιτρέπει στους καλεσμένους να κλείνουν το συμβάν σας οποιαδήποτε στιγμή στο μέλλον χωρίς συγκεκριμένη ημερομηνία λήξης. Αυτό είναι ιδανικό για συνεχή συμβάντα που δεν απαιτούν επαναλαμβανόμενες ενημερώσεις εύρους ημερομηνιών.
Days into the future (Ημέρες στο μέλλον) (2): Ορίστε έναν συγκεκριμένο αριθμό ημερών μπροστά που μπορούν να κάνουν κράτηση οι καλεσμένοι (π.χ. 30, 60 ή 90 ημέρες από σήμερα).
Within a date range (Εντός εύρους ημερομηνιών) (3): Επιλέξτε χειροκίνητα μια ημερομηνία έναρξης και λήξης για το πότε είναι διαθέσιμο το συμβάν σας.

Minimum Notice Period (Ελάχιστη προθεσμία ειδοποίησης) (4)

Ορίστε πόσο νωρίτερα πρέπει να κάνουν κράτηση οι καλεσμένοι. Για παράδειγμα, το "2 hours (2 ώρες)" απαιτεί κρατήσεις τουλάχιστον 2 ώρες πριν την έναρξη της συνάντησης.

Cancellation Deadline (Προθεσμία ακύρωσης) (5)

Ορίστε πόσο κοντά στην ώρα έναρξης της συνάντησης μπορούν οι καλεσμένοι να ακυρώσουν. Το "0 hours (0 ώρες)" επιτρέπει ακυρώσεις μέχρι την έναρξη της συνάντησης, ενώ το "24 hours (24 ώρες)" αποτρέπει ακυρώσεις της τελευταίας στιγμής.

Available Hours (Διαθέσιμες ώρες)

Μπορείτε να ορίσετε χειροκίνητα τη διαθεσιμότητα ή να χρησιμοποιήσετε τις καθολικές ρυθμίσεις διαθεσιμότητας ενεργοποιώντας την επιλογή Use global availability (Χρήση καθολικής διαθεσιμότητας).

Σημείωση: Η καθολική διαθεσιμότητα εξηγείται στην τελευταία ενότητα αυτού του άρθρου.

Προηγμένες ρυθμίσεις στη σελίδα δημιουργίας συμβάντος:

Οι πρόσθετες επιλογές προσαρμογής περιλαμβάνουν:

Start time increments (Προσαυξήσεις ώρας έναρξης): Ορίστε πόσο συχνά εμφανίζονται οι χρονικές θυρίδες (π.χ. κάθε 15 λεπτά).
Daily limit (Ημερήσιο όριο): Μέγιστος αριθμός κρατήσεων ανά ημέρα.
Buffer time (Χρόνος απομόνωσης): Χρόνος που προστίθεται πριν ή μετά από κάθε κράτηση για την αποφυγή συνεχόμενων ραντεβού.
Time zone display (Εμφάνιση ζώνης ώρας): Επιλέξτε αν η ώρα του ραντεβού θα εμφανίζεται στη ζώνη ώρας του οικοδεσπότη ή του καλεσμένου.

Εδώ είναι μια προεπισκόπηση ημερολογίου για ένα συμβάν με δύο επιλογές τοποθεσίας (Call (Κλήση) και In person (Δια ζώσης)), μεσοδιάστημα κράτησης 30 λεπτών και διαθεσιμότητα μόνο Tuesdays (Τρίτες) και Wednesdays (Τετάρτες) μόνο.

Σημείωση: Όταν ένας καλεσμένος προγραμματίζει ένα ραντεβού, λαμβάνει ένα email επιβεβαίωσης με όλες τις λεπτομέρειες και έναν σύνδεσμο ακύρωσης. Ο κάτοχος του ημερολογίου ειδοποιείται επίσης μέσω email.

Κρατήσεις:

Αυτή η καρτέλα σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε όλα τα ραντεβού που έχουν κλειστεί μέσω των ημερολογίων σας.

Κύρια χαρακτηριστικά:

Δείτε όλες τις κρατήσεις σας.
Ακυρώστε μια κράτηση κάνοντας κλικ στο Cancel booking (Ακύρωση κράτησης).

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Confirm (Επιβεβαίωση) για να επικυρώσετε την ακύρωση.

Επαναπρογραμματίστε μια συνάντηση κάνοντας κλικ στο Reschedule booking (Επαναπρογραμματισμός κράτησης)

Επιλέξτε την επιθυμητή ημερομηνία και ώρα για τον επαναπρογραμματισμό του ραντεβού και κάντε κλικ στο Apply (Εφαρμογή) για επιβεβαίωση.

Για να δείτε τις λεπτομέρειες της κράτησης, κάντε κλικ στο Booking details (Λεπτομέρειες κράτησης)

Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που θα δείχνει όλες τις λεπτομέρειες της κράτησής σας. Μπορείτε επίσης να ακυρώσετε ή να επαναπρογραμματίσετε την κράτηση από αυτό το αναδυόμενο παράθυρο.

Σημείωση: Όταν ένα ραντεβού ακυρώνεται ή επαναπρογραμματίζεται, τόσο ο καλεσμένος όσο και ο κάτοχος του ημερολογίου λαμβάνουν μια ειδοποίηση μέσω email.

Διαθεσιμότητα:

Σε αυτήν την καρτέλα, μπορείτε να διαμορφώσετε την global availability (καθολική διαθεσιμότητα) για όλα τα συμβάντα.

Weekly availability (Εβδομαδιαία διαθεσιμότητα): Ορίστε προεπιλεγμένες χρονικές θυρίδες για κάθε ημέρα της εβδομάδας.

Μπορείτε επίσης να ορίσετε πολλαπλές χρονικές θυρίδες την ίδια ημέρα εάν χρειάζεται.

Date-Specific Availability (Διαθεσιμότητα σε συγκεκριμένη ημερομηνία)

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη λειτουργία για να προσθέσετε συγκεκριμένες ημερομηνίες κατά τις οποίες είστε διαθέσιμοι, αντικαθιστώντας το κανονικό εβδομαδιαίο πρόγραμμά σας. Αυτό είναι χρήσιμο για την προσθήκη επιπλέον διαθεσιμότητας σε ημέρες που κανονικά δεν είστε διαθέσιμοι ή για ειδικές μεμονωμένες χρονικές θυρίδες.

Κάντε κλικ στο + Add a new date (+ Προσθήκη νέας ημερομηνίας) κάτω από το "Date-specific availability" για να επιλέξετε συγκεκριμένες ημερομηνίες και ώρες που θέλετε να είστε διαθέσιμοι για κρατήσεις.
Time-Off (Άδεια/Χρόνος εκτός)

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη λειτουργία για να αποκλείσετε συγκεκριμένες ημερομηνίες κατά τις οποίες δεν είστε διαθέσιμοι, ακόμη και αν η εβδομαδιαία διαθεσιμότητά σας δείχνει ότι είστε ελεύθεροι. Αυτό είναι χρήσιμο για διακοπές, αργίες ή προσωπικές υποχρεώσεις.

Κάντε κλικ στο + Add a new date (+ Προσθήκη νέας ημερομηνίας) για να επιλέξετε ημερομηνίες που θέλετε να επισημάνετε ως μη διαθέσιμες για κρατήσεις.

Σας συνιστούμε να διαβάσετε το άρθρο "Πώς να προσθέσετε ένα ημερολόγιο systeme.io στη σελίδα σας" για οδηγίες σχετικά με την ενσωμάτωση του ημερολογίου σας σε μια σελίδα.