Απαραίτητα βήματα για την επιτυχή εισαγωγή επαφών

Βασικά βήματα για να εισαγάγετε τις επαφές σας από έναν εξωτερικό autoresponder στη systeme.io, τηρώντας τις τεχνικές, νομικές (GDPR) και marketing βέλτιστες πρακτικές.

1. Προετοιμασία και έλεγχος της υπάρχουσας λίστας σας

Μια καλά προετοιμασμένη λίστα επαφών είναι απαραίτητη για μια επιτυχημένη μεταφορά. Ξεκινήστε με αυτά τα βήματα:

• Εξαγάγετε τις επαφές σας από τον προηγούμενο autoresponder (σε μορφή CSV).
• Ελέγξτε τα διαθέσιμα δεδομένα: όνομα, επώνυμο, διεύθυνση email, κατάσταση (εγγεγραμμένος/μη εγγεγραμμένος), ημερομηνία εγγραφής, ιστορικό αλληλεπίδρασης, tags κ.ο.κ.
• Κατηγοριοποιήστε τις επαφές σας με βάση το επίπεδο αλληλεπίδρασης (ενεργές/ανενεργές) για να αποφύγετε την εισαγωγή παλιών διευθύνσεων ή διευθύνσεων που δεν ανταποκρίνονται.

2. Καθαρίστε τη λίστα σας πριν από την εισαγωγή

Μόλις ταξινομηθεί η λίστα σας, είναι κρίσιμο να διασφαλίσετε την ποιότητα των διευθύνσεων email.

Βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να ακολουθήσετε:

• Αφαιρέστε διπλότυπες, μη έγκυρες ή ανενεργές διευθύνσεις email.
• Χρησιμοποιήστε τα φίλτρα του παλιού σας εργαλείου για να ταξινομήσετε τις επαφές. Εάν δεν είναι διαθέσιμα, χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία επαλήθευσης email (π.χ. NeverBounce ή ZeroBounce) για να εντοπίσετε επικίνδυνες διευθύνσεις (hard bounces, spam traps).
• Κρατήστε αποδεικτικά opt-in, τα οποία μπορεί να απαιτηθούν για ελέγχους συμμόρφωσης.
• Σεβαστείτε την κατάσταση των επαφών: μην ενεργοποιείτε ξανά χρήστες που έχουν διαγραφεί ή είναι ανενεργοί.
• Βεβαιωθείτε ότι τα tags και τα τμήματα έχουν αντιστοιχιστεί σωστά.

Για να το κάνετε αυτό:

• Επιλέξτε τις σχετικές επαφές.
• Κάντε κλικ στο More actions.
• Επιλέξτε Unsubscribe from marketing emails.

Εισαγάγετε μόνο επαφές που έχουν δώσει ρητή συγκατάθεση για τη λήψη των email σας. Αυτό είναι υποχρεωτικό για τη συμμόρφωση με τον GDPR και για τη διασφάλιση καλής παραδοσιμότητας των email.

3. Εισαγωγή μαθητών (Επαφές Μαθημάτων)

Εάν θέλετε να εισαγάγετε μαθητές που έχουν εγγραφεί στα μαθήματά σας, αλλά δεν έχουν λάβει email από εσάς εδώ και καιρό:

• Σχεδιάστε μια σταδιακή εισαγωγή για να αποφύγετε μαζικά bounces.
• Έχετε υπόψη: ένα αυτόματο email στέλνεται μόλις ένας μαθητής προστεθεί σε ένα μάθημα στη systeme.io (με τον σύνδεσμο για πρόσβαση στην περιοχή μελών).

4. Ρυθμίστε τον νέο σας autoresponder

Πριν εισαγάγετε τις επαφές σας στη systeme.io:

• Δημιουργήστε ξανά τις λίστες, τα τμήματα και τα tags σας (ώστε να ταιριάζουν με εκείνα του προηγούμενου εργαλείου σας).
• Ρυθμίστε τον έλεγχο ταυτότητας email: εγγραφές SPF, DKIM, και DMARC στο domain σας.
• Δημιουργήστε έναν λογαριασμό στο Google Postmaster Tools για να παρακολουθείτε τη φήμη του αποστολέα σας.

5. Εισαγάγετε τις επαφές σας

• Εισαγάγετε μόνο καθαρισμένα αρχεία.
• Σεβαστείτε την κατάσταση των επαφών (μην ενεργοποιείτε χρήστες που έχουν διαγραφεί ή είναι ανενεργοί).
• Ελέγξτε ξανά ότι τα tags και τα τμήματα εφαρμόζονται σωστά.

6. Προθέρμανση (Warm-Up) διεύθυνσης email ή domain

Όταν αλλάζετε παρόχους email, πρέπει να προθερμάνετε τη διεύθυνση email/domain σας. Αυτό βοηθά τους παρόχους email (Gmail, Outlook κ.λπ.) να συνηθίσουν τις συνήθειες αποστολής σας και μειώνει τον κίνδυνο να καταλήξετε στα spam.

Δείτε τη σελίδα βοήθειας μας σχετικά με την προθέρμανση του email σας για περισσότερες λεπτομέρειες.

Βέλτιστες πρακτικές:

• Ξεκινήστε με τις πιο ενεργές επαφές σας.
• Αυξήστε σταδιακά τον ημερήσιο όγκο των email σας.
• Παρακολουθήστε βασικά metrics (open rate, bounce rate, αναφορές spam κ.λπ.).

7. Δοκιμές και παρακολούθηση μετά τη μεταφορά

• Εκτελέστε δοκιμαστικές καμπάνιες σε μικρά τμήματα.
• Αναλύστε τα ποσοστά open, click, bounce και spam.
• Προσαρμόστε το περιεχόμενο και τη συχνότητά σας εάν χρειάζεται.

8. Επανενεργοποίηση και συνεχής καθαρισμός λίστας

• Ξεκινήστε καμπάνιες επανεμπλοκής (re-engagement) για ανενεργές επαφές.
• Διαγράφετε τακτικά τις επαφές που δεν ανταποκρίνονται για να διατηρείτε μια υγιή λίστα.

9. Συμμόρφωση και τεκμηρίωση

• Κρατήστε αρχεία καταγραφής εισαγωγής/εξαγωγής και αρχεία συγκατάθεσης opt-in.
• Ενημερώστε την πολιτική απορρήτου σας εάν χρειάζεται και ενημερώστε ανάλογα τους χρήστες σας.

Παράδειγμα σχεδίου προθέρμανσης (Για λίστες 5.000+ επαφών)

Η προθέρμανση είναι ένα κρίσιμο βήμα για τη διατήρηση της παραδοσιμότητάς σας μετά τη μεταφορά.

Στόχος: Αποφύγετε τα φίλτρα spam ξεκινώντας με τις επαφές που ανταποκρίνονται περισσότερο.

Σχέδιο διάρκειας 7 έως 14 ημερών:

• Ημέρες 1–2: Στείλτε σε 500 επαφές με υψηλή αλληλεπίδραση (άνοιξαν/έκαναν κλικ τις τελευταίες 30 ημέρες).
• Ημέρες 3–4: Αυξήστε σε 900 επαφές με πολύ υψηλή αλληλεπίδραση.
• Ημέρες 5–6: Αυξήστε σε 1.500, συμπεριλαμβανομένων των ημι-ενεργών επαφών (άνοιξαν εντός 60 ημερών).
• Ημέρες 7–9: Αυξήστε σε 2.500–4.000, συμπεριλαμβανομένων των μετρίως ενεργών επαφών.
• Ημέρες 10–14: Στείλτε σε ολόκληρη τη λίστα, εξαιρώντας τις μακροχρόνια ανενεργές επαφές.

Εδώ είναι μια άλλη μορφή για την προθέρμανση:

Βέλτιστες πρακτικές κατά τη φάση της προθέρμανσης

1. Ξεκινήστε με τις πιο ενεργές επαφές σας

Αυτό στέλνει ένα θετικό σήμα στους παρόχους υπηρεσιών διαδικτύου (ISPs), χάρη στα υψηλά ποσοστά open και click.

Χρησιμοποιήστε δυναμικά τμήματα όπως: άνοιξαν/έκαναν κλικ τις τελευταίες 30, 60 ή 90 ημέρες.

2. Δημιουργήστε περιεχόμενο email υψηλής ποιότητας

• Χρησιμοποιήστε εξατομικευμένα και ελκυστικά θέματα.
• Προσθέστε σαφείς, ανιχνεύσιμους και σχετικούς συνδέσμους.
• Αποφύγετε στοιχεία που μπορεί να ενεργοποιήσουν τα φίλτρα spam:

1. Υπερβολική χρήση ΚΕΦΑΛΑΙΩΝ ΓΡΑΜΜΑΤΩΝ
2. Προσφορές που φαίνονται πολύ καλές για να είναι αληθινές
3. Περιττά συνημμένα
4. Ειδικοί χαρακτήρες ή σύμβολα στα θέματα

3. Παρακολουθήστε τους βασικούς δείκτες απόδοσης (KPIs)

• Open rate: > 20% = καλό
• Click rate: > 2% = αποδεκτό (ποικίλλει ανάλογα με το περιεχόμενο)
• Bounce rate: < 2%
• Spam complaint rate: < 0.1%

4. Αφαιρέστε τις προβληματικές διευθύνσεις

Αφαιρέστε τις επαφές που δεν δείχνουν καμία αλληλεπίδραση (κανένα άνοιγμα ή κλικ σε διάστημα άνω των 6 μηνών).

Στη systeme.io, μπορείτε να καθαρίσετε τη λίστα επαφών σας χρησιμοποιώντας δύο μεθόδους:

• Χειροκίνητα
• Αυτόματα

5. Επαληθεύστε την ταυτότητα των email σας

• Βεβαιωθείτε ότι οι εγγραφές σας SPF, DKIM, και DMARC έχουν ρυθμιστεί σωστά για το domain σας.
• Χρησιμοποιήστε μια ειδική διεύθυνση αποστολέα (π.χ., news@yourbusiness.com   ) για να βελτιώσετε τη φήμη του αποστολέα σας.

Bonus: Προτεινόμενα εργαλεία

• Επαλήθευση email: NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce
• Παρακολούθηση παραδοσιμότητας: GlockApps, Mail-Tester, Google Postmaster Tools